Deducción de oficina en casa y cómo aprovecharla

Una mujer sonriente en su oficina en casa

Si eres el dueño de un pequeño negocio, un trabajador autónomo o un contratista independiente que mantiene sus oficinas en casa, quizás puedas calificar para un crédito fiscal si usas la deducción de oficina en casa.

La deducción de oficina en casa te permite deducir una porción del costo de mantener tu hogar como un gasto del negocio. Si se hace de la manera correcta, esta deducción puede reducir tu ingreso gravable considerablemente, generando una carga tributaria menor.

Solo ten cuidado, esta deducción o es muy utilizada, o por el contrario, los contribuyentes no la aprovechan.

Que otros la usen para evadir impuestos, no quiere decir que no la debas tomar si calificas.

Cómo define la oficina en casa el IRS

Ya sea que conviertas una habitación, tu sótano o garaje en una oficina, el IRS no especifica qué espacio puede ser una oficina.

Sin embargo, tienen dos reglas sobre el uso de este espacio.

Para calificar para esta deducción de gastos para tu negocio, debes usar la oficina en casa para:

  • Uso exclusivo y regular como tu lugar principal de trabajo.
  • Uso exclusivo y regular como tu lugar de reunión con clientes, empleados – incluso pacientes – de tu negocio.

Y con uso regular nos referimos a que lo usas constantemente, no solo en algunas ocasiones o por ciertas circunstancias.

Si usas tu ático unas tres veces durante todo el año para hacer una conferencia, no califica según los estándares del IRS como uso regular, por lo tanto tampoco calificas para la oficina en casa.

Además, si en esta habitación destinada como oficina en casa, además la usan tus hijos para ver la tele, tampoco sigue el lineamiento del IRS de hogar en casa.

Gastos de oficina que cuentan para la deducción

Existen tres tipos de gastos de oficina en casa de acuerdo con el IRS.

Estos gastos los puedes ver en la publicación 587 de la organización recaudadora de impuestos de los Estados Unidos.

  • Gastos directos que aplican solamente en la oficina
  • Desembolsos indirectos que aplican al hogar
  • Gastos no relacionados que no aplican para la oficina, ni para el hogar

Los gastos directos pueden ser deducidos en su totalidad.

Los gastos indirectos son deducibles de forma proporcional, de acuerdo a los pies cuadrados de la oficina en relación con los pies cuadrados de la casa.

Por último, los gastos no relacionados no son deducibles.

Los gastos indirectos pueden incluir los siguientes:

  • Intereses sobre hipotecas
  • Premiums de seguros de hipotecas
  • Impuestos a la propiedad
  • Depreciación
  • Renta (si no eres dueño de la casa)
  • Servicios
  • Reparaciones, a menos que sea solo de la oficina, entonces sería directo
  • Sistemas de seguridad

Nótese que en esta lista están ausentes los gastos telefónicos.

El cargo básico, incluyendo los impuestos, de la primera línea hacia tu propiedad es considerada un gasto personal y no es deducible.

Sin embargo, las llamadas de larga distancia atribuibles al negocio pueden deducirse de forma separada en la Forma C.

El costo de una segunda línea telefónica a la oficina en casa que sea para el negocio es una deducción directa.

Un plan de teléfono móvil también puede ser deducido de forma parcial o total, dependiendo del porcentaje usado en el negocio.

Cómo calcular la deducción de tu oficina en casa

Si optas por el método general usando la Forma 8829, Gastos en el hogar por uso del negocio, la primera tarea que tienes será calcular el porcentaje utilizado en el negocio.

Para hacer esto, divides los pies cuadrados del espacio de la oficina entre el total de pies cuadrados de tu casa.

Por ejemplo, si la casa tiene 1,000 pies cuadrados y tu oficina es de 10 x 10 pies (100 pies cuadrados). El porcentaje de espacio de o

Oficina será igual a 100 pies cuadrados / 1,000 pies cuadrados x 100 = 10%.

Si no sabes el área de tu casa, puedes pedir ayuda en la oficina del asesor del condado.

El IRS te permite usar cualquier método razonable para determinar el porcentaje de uso en el negocio.

Así que si las habitaciones en tu casa tienen aproximadamente el mismo tamaño, puedes dividir el número de habitaciones usadas como oficina entre el total de habitaciones de la csa.

Sin embargo, el método de los pies cuadrados es más preciso.

Vamos con los números

Si el total de los gastos indirectos mensuales es de $15,000 al año – es decir, los gastos por mantener tu casa.

Entonces, solo podrás deducir el 10% o $1,500 dólares como gastos de la oficina en casa.

Si durante el año, pintaste la oficina y el total fue de $300, podrás sumar la totalidad de este gasto, pues es uno directo.

Entonces, sumaras $1,800 dólares en deducciones.

Depreciación

Si usas la forma 8829, luego de calcular las deducciones del uso de tu oficina en casa, pasas a la depreciación.

Para los que no estén muy familiarizados con este término, la depreciación es un mecanismo para deducir una cantidad por el uso normal de tu propiedad durante su vida útil.

Continuando con el ejemplo anterior, digamos que la vida útil de la propiedad es 39 años.

Para calcular la depreciación necesitas lo siguiente:

  • El costo base del hogar a la fecha que comenzaste a usarla como oficina (usualmente el costo más cualquier mejora a la propiedad). Para el ejemplo $300,000
  • El costo de la tierra: $50,000
  • Cuándo empezaste a utilizar tu oficina: Febrero 1, 2020
  • El factor de depreciación (lo obtienes en las instrucciones de la forma 8829): 2.461%
  • El porcentaje de uso del negocio: 10%

Entonces, como la tierra no se deprecia el cálculo se hace así:

($300,000 – $50,000) x 0.2461 = $250,000 x 0.02461 = $6,152.50

La depreciación del uso de la oficina es el 10% de esos $6,152.50 es:

$6,152.50 x 0.10 = $615.25

Entonces, la parte que va en la forma 8829, línea 30 por el uso de la oficina en casa será: $1,800 + $615.25 = $2,415.25

Método simplificado

No todos quieren llevar registros de todos sus gastos anuales en casos de auditorías.

Por esto, para facilitar el trabajo a los contribuyentes, el IRS permite a los dueños de pequeños negocios seleccionar un método simplificado para calcular un gasto para uso en oficina.

Esta elección es tomada en la forma C (parte II, línea 30), en cuyo caso la forma 8829 no será necesaria.

El métido simplificado permite una deducción de $5 dólares por pie cuadrado hasta un máximo de 300 pies cuadrados.

Por lo tanto, para nuestro ejemplo de 100 pies cuadrados, el método simplificado te permitirá deducir 100 x $5 = $500 dólares, el cual es significativo menor que el método de depreciación explicado más arriba.

Además, con el método simplificado, no tienes permitida la deducción por depreciación.

Excepciones y deducciones adicionales

Si usas un área para guardar inventario en tu caso, por ejemplo, el área general no tiene que ser usada exclusivamente.

El área usada como unidad de depósito donde mantienes tu inventario, puede ser incluida en la deducción, incluso cuando todo el espacio no sea usado de forma exclusiva para el negocio.

Además, si tienes un día de cuidado en tu casa, aplican reglas especiales, las cuales se detallan en la publicación 587 del IRS.

Ten cuidado, si el ingreso bruto de tu negocio es menor que las deducciones (incluyendo oficina en el hogar), algunas deducciones pueden estar limitadas.

Si usas el método general, en vez del método simplificado, algunas de esas deducciones pueden ser trasladadas al próximo año. De nuevo, encontrarás los detalles en la publicación 587.

Otra advertencia: si estás usando el método general, e incluyes los gastos que de otra manera son deducibles en la deducción estándar en la Forma A (tales como hipoteca, intereses, impuestos a la propiedad y seguros de hipoteca) el porcentaje de esos gastos indirectos no usados en la forma 8829 son aún deducibles en la forma A.

Últimas palabras

Las deducciones de la oficina en casa pueden ahorrarte una cantidad substancial en impuestos.

Si eres el dueño de un pequeño negocio que quiere reducir costos, empieza a recopilar todos tus recibos, estados de cuenta y cheques para pagar la renta para calcular y justificar la deducción de tu oficina en casa.

Reducir la utilidad neta de tu negocio no solo reduce tu impuesto a las ganancias, sino también tu impuesto de self-employed.

¿Quiéres sacarle el máximo provecho a todas las deducciones de impuestos posibles?

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